Zomertreffen Privacyverklaring

Zomertreffen (tot 11-2018 Trefkampen genaamd) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Naam:      Zomertreffen – Kerngroep van Nivon Natuurvrienden
Adres:      Plantage Middenlaan 2f, 1018 DD Amsterdam
Telefoon: 088-0990900
Email:      zomertreffen@nivon.nl
Website:  https://www.trefkampen.nl/

Persoonsgegevens die wij verwerken
Zomertreffen verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via gerard.schilder24@gmail.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Geautomatiseerde besluitvorming
Zomertreffen neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Zomertreffen) tussen zit. Zomertreffen gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

Administratie-website op basis van WordPress. Dit wordt gebruikt om inschrijvingen te ordenen per actviteit, georganiseerd door Zomertreffen en is gekoppeld aan het boekingsformulier op https://www.trefkampen.nl/. Na het invullen van het boekingsformulier controleert een vrijwilliger van Zomertreffen of alle informatie correct is ingevuld en of de inschrijver voldoet aan de randvoorwaarden van Zomertreffen. Zoals: is de inschrijver ouder dan 21 jaar. Na controle wordt de inschrijving geaccepteerd en bevestigd aan de inschrijver.

Is de activiteit volgeboekt, dan wordt na goedkeuring van de inschrijving de inschrijver op de wachtlijst geplaatst bij die activiteit. Bij een vrijgekomen plek worden de inschrijvers op de wachtlijst benaderd op volgorde van inschrijven. Als de inschrijver na lange tijd nog steeds op de wachtlijst staat wordt hij/zij door de administratie benaderd voor andere activiteiten die als alternatief kunnen gelden.

Delen van persoonsgegevens met derden

Zomertreffen deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkers overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Zomertreffen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Daarnaast verstrekt Zomertreffen jouw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming. Hieronder een lijst waarmee Zomertreffen samenwerkt. De volledige bewerkingsovereenkomst of privacyverklaring van derden is door middel van de link te bekijken.

CategorieNaamDoel en soort gegevens
BewerkerBelastingdienstDe wettelijk verplichte informatie wordt gedeeld met de Belastingdienst (mutaties op onze TRIODOS rekening)
BewerkerMailchimpVerzenden van nieuwsbrieven aan geïnteresseerden. Inschrijvers hebben zichzelf op basis van dubbele opt-in ingeschreven en worden niet toegevoegd vanuit Zomertreffen.
BewerkerMailchimpVerzenden van nieuwsbrieven aan de vrijwilligers van Zomertreffen. De nieuwe vrijwilligers worden na 25 mei 2018 gevraagd zichzelf in te schrijven.
BewerkerGoogle AnalytcsInzicht krijgen over hoe de website wordt ervaren en welke informatie wordt bekeken.
Informatie is niet traceerbaar naar een individu. Er is een bewerkers overeenkomst afgesloten, maar het volledige privacy beleid van Google geef meer inzicht in het gebruik van de informatie.
BewerkerGoogle DriveZomertreffen bewaart alle informatie op Google Drive. Hierop wordt een strenge rechtenaanpak gehanteerd. Voor elke vrijwilliger wordt bepaald voor welke mappen wel/geen toegang wordt verleend. Persoonsgegevens van deelnemers worden alleen gedeeld met de administratie en de desbetreffende begeleiders van de activiteit. Voor de gegevens van de vrijwilligers geldt dat alleen de Kerngroep overal toegang toe heeft.
GmailDe Kerngroep communiceert uitsluitend per e-mail via de Zomertreffen Gmail e-mailadressen.
WhatsappVoor alle vrijwilligers binnen Zomertreffen is er een Whatsapp groep. Na toetreden als vrijwilliger wordt men hieraan toegevoegd na mondeling akkoord.
Zomertreffen website
+ Facebook
Na het volbrengen van een activiteit zal de Kerngroep door middel van een e-mail deelnemers benaderen of zij foto’s willen delen met Zomertreffen. Door gebruik te maken van de Cloud geeft de desbetreffende deelnemer toestemming aan Zomertreffen om de foto’s voor promotionele doeleinden te gebruiken.
Dit staat duidelijk in de e-mail en de voorwaarden omschreven.
De desbetreffende deelnemer kan ten allen tijden de toestemming intrekken door een e-mail te sturen aan gerard.schilder24@gmail.com. Dit recht geldt ook voor deelnemers die op foto’s van anderen staan en zelf mogelijk niet op de hoogte zijn dat de foto’s gedeeld waren.
Zomertreffen ReisbegeleidersDe begeleiders hebben je informatie nodig om je te contacten en informeren over de activiteit waarvoor is ingeschreven en om de reis verder te plannen en organiseren.
Andere deelnemers uit de groep voor dezelfde activiteitVooraf aan de activiteit worden je gegevens gedeeld met de andere deelnemers uit de groep. Met het doel de mogelijkheid te bieden tot bijv. kennismaken en afspraken te maken omtrent carpoolen, inkopen en overige reisafspraken.
Externe partijen die essentieel zijn voor doorgang activiteitVoor het organiseren van een reis moet Zomertreffen vooraf informatie delen met campings.

Nivon NatuurvriendenMet Nivon Natuurvrienden worden de noodgegevens gedeeld van alle deelnemers en reisbegeleiders. Dit geldt alleen voor de reizen. In geval van nood is het Nivon het eerste aanspreekpunt.