Zomertreffen Privacy Verklaring

Zomertreffen (tot 11-2018 Trefkampen genaamd) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Naam:      Zomertreffen – Kerngroep van Nivon Natuurvrienden
Adres:      Plantage Middenlaan 2f, 1018 DD Amsterdam
Telefoon: 088-0990900
Email:      trefkampen@gmail.com
Website:  https://www.trefkampen.nivon.nl/

Persoonsgegevens die wij verwerken
Zomertreffen verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 18 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 17 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via trefkampen@gmail.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Geautomatiseerde besluitvorming
Zomertreffen neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Zomertreffen) tussen zit. Zomertreffen gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

Administratie-website op basis van WordPress. Dit wordt gebruikt om inschrijvingen te ordenen per actviteit, georganiseerd door Zomertreffen en is gekoppeld aan het boekingsformulier op https://www.trefkampen.nl/. Na het invullen van het boekingsformulier controleert een vrijwilliger van Zomertreffen of alle informatie correct is ingevuld en of de inschrijver voldoet aan de randvoorwaarden van Zomertreffen. Zoals: is de inschrijver ouder dan 21 jaar. Na controle wordt de inschrijving geaccepteerd en bevestigd aan de inschrijver.

Is de activiteit volgeboekt, dan wordt na goedkeuring van de inschrijving de inschrijver op de wachtlijst geplaatst bij die activiteit. Bij een vrijgekomen plek worden de inschrijvers op de wachtlijst benaderd op volgorde van inschrijven. Als de inschrijver na lange tijd nog steeds op de wachtlijst staat wordt hij/zij door de administratie benaderd voor andere activiteiten die als alternatief kunnen gelden.

Delen van persoonsgegevens met derden

Zomertreffen deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkers overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Zomertreffen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Daarnaast verstrekt Zomertreffen jouw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming. Hieronder een lijst waarmee Zomertreffen samenwerkt. De volledige bewerkingsovereenkomst of privacyverklaring van derden is door middel van de link te bekijken.

CategorieNaamDoel en soort gegevens
BewerkerBelastingdienstDe wettelijk verplichte informatie wordt gedeeld met de Belastingdienst (mutaties op onze TRIODOS rekening)
BewerkerMailchimpVerzenden van nieuwsbrieven aan geïnteresseerden. Inschrijvers hebben zichzelf op basis van een opt-in ingeschreven en worden niet toegevoegd vanuit Zomertreffen.
BewerkerMailchimpVerzenden van nieuwsbrieven aan de vrijwilligers van Zomertreffen. De nieuwe vrijwilligers worden na 25 mei 2018 gevraagd zichzelf in te schrijven.
BewerkerGoogle AnalyticsInzicht krijgen over hoe de website wordt ervaren en welke informatie wordt bekeken.
Informatie is niet traceerbaar naar een individu. Er is een bewerkers overeenkomst afgesloten, maar het volledige privacy beleid van Google geeft meer inzicht in het gebruik van de informatie.
BewerkerGoogle DriveZomertreffen bewaart alle informatie op Google Drive. Hierop wordt een strenge rechtenaanpak gehanteerd. Voor elke vrijwilliger wordt bepaald voor welke mappen wel/geen toegang wordt verleend. Persoonsgegevens van deelnemers worden alleen gedeeld met de administratie en de desbetreffende begeleiders van de activiteit. Voor de gegevens van de vrijwilligers geldt dat alleen de Kerngroep overal toegang toe heeft.
GmailDe Kerngroep communiceert uitsluitend per e-mail via de Zomertreffen Gmail e-mailadressen.
WhatsappVoor alle vrijwilligers binnen Zomertreffen is er een Whatsapp groep. Na toetreden als vrijwilliger wordt men hieraan toegevoegd na mondeling akkoord.
Zomertreffen website
+ Facebook
Op het boekingsformulier van een activiteit kan een inschrijver aangeven of deze foto’s wil delen met 50Plus Reizen. Tevens geeft de desbetreffende deelnemer toestemming aan 50Plus Reizen om de foto’s voor promotionele doeleinden te gebruiken.
De desbetreffende deelnemer kan ten allen tijden de toestemming intrekken door een e-mail te sturen aan trefkampen@gmail.com. Dit recht geldt ook voor deelnemers die op foto’s van anderen staan en zelf mogelijk niet op de hoogte zijn dat de foto’s gedeeld waren.
Zomertreffen ReisbegeleidersDe begeleiders hebben je informatie nodig om je te benaderen en informeren over de activiteit waarvoor is ingeschreven, en om de reis verder te plannen en organiseren.
Andere deelnemers uit de groep voor dezelfde activiteitVooraf aan de activiteit worden je gegevens gedeeld met de andere deelnemers uit de groep. Met het doel de mogelijkheid te bieden tot bijv. kennismaken en afspraken te maken omtrent carpoolen, inkopen en overige reisafspraken.
Externe partijen die essentieel zijn voor doorgang activiteitVoor het organiseren van een reis moet Zomertreffen vooraf informatie delen met campings.

Nivon NatuurvriendenMet Nivon Natuurvrienden worden de noodgegevens gedeeld van alle deelnemers en reisbegeleiders. Dit geldt alleen voor de reizen. In geval van nood is het Nivon het eerste aanspreekpunt.

Technieken en gegevens die wij gebruiken

Cookies

Zomertreffen gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone.

De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Cookie: Google Analytics
Functe: Analytische cookie die websitebezoek meet
Bewaartermijn: 2 jaar
Cookie: Facebook Pixel
Functe: Analytische cookie die websitebezoek en activiteit meet
Bewaartermijn: 2 jaar

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Zomertreffen en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens van jou waar wij over beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevens overdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar trefkampen@gmail.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.
Zomertreffen wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: Autoriteit Persoonsgegevens

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Zomertreffen neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via trefkampen@gmail.com.

De persoonsgegevens die we verzamelen, en de duur

Zomertreffen verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voorletters, voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Nivon lidnummer
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijv. in correspondentie met je reisbegeleiders.
– Locatiegegevens
– Gegevens over jouw activiteiten op onze website
– Internetbrowser en apparaat type

Met welk doel en op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken
Zomertreffen verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het afhandelen van jouw betaling
– Verzenden van onze nieuwsbrief en/of aanbod e-mail
– Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
– Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en activiteiten
– Zomertreffen analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten/diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Zomertreffen bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

CategorieBewaar-termijnReden
Wettelijke gegevens7 jaarBetalingsgegevens voor de Belastingdienst
Personalia2 jaarNa 2 reisseizoenen zonder een boeking wordt de deelnemer inactief en de gegevens verwijderd.
Boekingshistorie2 jaarNa 2 reisseizoenen zonder een boeking wordt de deelnemer inactief en de gegevens verwijderd.
Overige persoonsgegevens
die je actief verstrekt
1 jaarExtra gegevens die gedurende het huidige
reisseizoen worden verstrekt worden het opvolgend seizoen verwijderd als de activiteit in kwestie administratief is afgerond. Denk hierbij aan de noodgegevens en vragenlijst vooraf aan je reis.
Gegevens die Zomertreffen
verzamelt van deelnemers
en vrijwilligers
1 jaarOp de wettelijke gegevens na wordt eenmaal per jaar de database opgeschoond en alle informatie van deelnemers en vrijwilligers die buiten de leeftijdscategorie vallen verwijderd.

Mail ons

This contact form is deactivated because you refused to accept Google reCaptcha service which is necessary to validate any messages sent by the form.
X
X